Likvidace osobních údajů
(1) Správce nebo na základě jeho pokynu zpracovatel je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti subjektu údajů podle § 21.
(2) Zvláštní zákon stanoví výjimky týkající se uchovávání osobních údajů pro účely archivnictví a uplatňování práv v občanském soudním řízení, trestním řízení a správním řízení.
odst. 1
Likvidací osobních údajů se uzavírá proces jejich zpracování, a je de facto poslední etapou zpracování. Po provedené likvidaci již osobní údaje nebudou existovat a subjekt, který je zpracovával, přestává být správcem osobních údajů v rozsahu likvidovaných údajů.239)
Ustanovení § 20 odst. 1 ZoOU v zásadě nabízí dva důvody pro likvidaci osobních údajů. První z nich stanoví povinnost pro správce nebo na základě jeho pokynu zpracovatele provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány. Jinak řečeno, pomine-li důvod, pro který byly údaje shromážděny za účelem jejich zpracovávání, musí být zlikvidovány.240) Povinnost likvidace je tedy vztažena k naplnění účelu zpracování, jenž byl správce povinen podle § 5 odst. 1 písm. a) ZoOU stanovit ještě před samotným zpracováním osobních údajů, a je tedy automatickou povinností správce. Vzhledem k tomu, že ZoOU nestanoví konkrétní formu likvidace osobních údajů poté, co pomine účel zpracování, je způsob jejího provedení na správci, který by však měl mít stanoveny standardní postupy.
Druhým důvodem, který ZoOU předvídá, je likvidace na základě žádosti subjektu údajů podle § 21, který dává subjektu údajů právo domáhat se nápravy, pokud zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování (viz dále komentář k § 21). Jak vyplývá z dikce ZoOU, likvidaci provádí správce nebo na základě jeho pokynu zpracovatel. Problém obvykle nastává u papírových nosičů, kde správce likvidaci často provádí tím způsobem, že dokumenty s osobními údaji předá do sběrny druhotných surovin. Takové předání bez zvláštních záruk o zabezpečení osobních údajů při jejich likvidaci nelze v žádném případě doporučit. Podle ustanovení § 4 písm. i) ZoOU se likvidací osobních údajů rozumí fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalších zpracování. Při předání nosičů s osobními údaji sběrným surovinám správce ztrácí kontrolu nad tím, zda bude likvidace skutečně provedena. Jestliže by osobní údaje byly předány ve formě, která naplňuje znaky zpracování osobních údajů (např. seznamy, evidence, dokumenty uspořádané podle osobních údajů), mohlo by dojít k porušení povinnosti správce osobních údajů podle § 13 ZoOU, tedy povinnosti přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.
I kdyby se jednalo o předání neuspořádaných spisů, mohlo by dojít k porušení práva na ochranu před zneužitím osobních údajů stanoveného čl. 10 Listiny. V každém případě lze doporučit pouze takový způsob likvidace, který dává záruku vyloučení osobních údajů z jejich dalšího možného zpracování, tedy skartaci. Pokud skartací zpracovávaných osobních údajů na základě smlouvy správce pověří např. jinou firmu, stává se tato firma zpracovatelem, který musí dát záruky, podle § 6 ZoOU, o zabezpečení ochrany osobních údajů při jejich likvidaci. Tímto „konečným“ zpracovatelem může být případně i sběrna surovin.
Je nutno dodat, že v tomto ustanovení ZoOU zcela opomíjí možnost provedení likvidace v případě, že ta je nařízena jako nápravné opatření. Tuto možnost stanoví § 40 ZoOU.
odst. 2
V důvodové zprávě k návrhu ZoOU je uvedeno, že:
„zvláštní režim musí ovšem platit pro ty osobní údaje, které jsou důležité pro uplatňování práv a povinností v občanském soudním řízení, trestním řízení a správním řízení (např. spisový materiál soudů, záznamy v evidenci rejstříku trestů apod.).“241)
Dá se tedy usoudit, že výjimky z obecné likvidační povinnosti je třeba hledat právě v těch zvláštních zákonech, které upravují okruhy výjimek.
Související ustanovení:
§ 4, § 5 odst. 1, § 13, § 21, § 40
239) Kučerová, A. – Bartík, V. – Peca, J. – Neuwirt, K. – Nejedlý, J.: Zákon o ochraně osobních údajů. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2003, str. 155.
240) Důvodová zpráva k zákonu č. 101/2000 Sb., Sněmovní tisk 374/0.
241) Důvodová zpráva k zákonu č. 101/2000 Sb., Sněmovní tisk 374/0, jinak také Kučerová, A. – Bartík, V. – Peca, J. – Neuwirt, K. – Nejedlý, J.: Zákon o ochraně osobních údajů. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2003, str. 155.
Uvedený text je ukázkou z knihy:
V. Bartík, E. Janečková: Zákon o ochraně osobních údajů, s. 183–185.
