Spisová služba v praxi • uchovávání a vyřazování dokumentů veřejnoprávních a soukromoprávních původců v roce 2024 • prezenčně i on-line

Určeno pro: veřejnoprávní a soukromoprávní původce, kteří vedou spisovou službu, pro pracovníky podatelen a spisoven i administrativní pracovníky, kteří se podílejí na vedení spisové služby i pro všechny, kteří řeší otázku, jak uchovávat a vyřazovat své dokumenty v souladu s požadavky kladenými předpisy v oblasti archivnictví a spisové služby a potřebují si tuto problematiku ujasnit nebo se dozvědět aktuální informace

Program semináře:

aktuální informace k legislativě • informace o novelizovaném znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (archivní zákon) • další platná legislativa a její výklad v praxi

• novela archivního zákona zák. č. 261/2021 Sb. změna některých zákonů v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (týká se zejména povinností veřejnoprávních původců vést elektronickou spisovou službu, která musí projít atestem) včetně jeho připravované novely
• novela vyhl. č. 96/2023 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, další související předpisy v platném znění a právní předpisy týkající se spisové služby
• změny v souvislosti s implementací nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru (eIDAS)
• metodika pro nakládání s dokumenty obsahující osobní údaje ve spisové službě v souvislosti s novým nařízením EU o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb.o zpracování osobních údajů

organizace spisové služby v elektronické podobě u veřejnoprávních původců a v listinné podobě s možností volby u soukromoprávních původců

• základní etapy oběhu dokumentů ve spisové službě u veřejnoprávních a soukromoprávních původců: zásady a praxe spisové služby • příjem • evidence • rozdělování • odesílání a uchovávání listinných a digitálních dokumentů • zpracování i aktualizace interních aktů řízení (spisových řádů, spisových a skartačních plánů, metodiky) • zřizování a vedení spisoven • evidence a zabezpečení dokumentů ve spisovnách • ukládání dokumentů v digitální podobě • opatření dokumentů metadaty • výstupní datové formáty
• datové schránky, elektronické podpisy, pečeti a správa elektronických dokumentů dle evropského nařízení eIDAS, registr smluv
• spisová rozluka (postupy při zrušení, reorganizaci) a vedení spisové služby v mimořádných situacích

vyřazování dokumentů (skartační řízení)

• vyřazování dokumentů ve skartačním řízení a mimo skartační řízení • příprava a realizace skartačního řízení, zpracování skartačních návrhů • výběr archiválií analogových a digitálních • průběh elektronického skartačního řízení prostřednictvím Národního archivního portálu a ukládání digitálních archiválií v Národním digitálním archivu

péče o dokumenty a dokumenty zanikajících původců

• podmínky pro ukládání dokumentů v komerčních spisovnách a v datových uložištích • postup při uplatňování zákona č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě v platném znění v případě zanikajících veřejnoprávních původců

péče o archiválie a spolupráce veřejných archivů s původci

• síť veřejných archivů v ČR • předarchivní péče, metodika a kontroly výkonu spisové služby • evidence a zpřístupňování archiválií (badatelny archivů a Národní archivní portál) • prezentace archivů a archivních fondů (přednášky, výstavy, publikační činnost, exkurze, akce v rámci Mezinárodního dne archivů)

diskuze a odpovědi na dotazy • výměna praktických zkušeností